Roczne sprawozdanie finansowe osób prawnych

Jak co roku nadchodzi ten dzień, kiedy prowadząc działalność gospodarczą np. w formie spółki prawa handlowego należy sporządzić sprawozdanie finansowe za ubiegły rok obrotowy. Jeżeli ten pokrywa się nam z rokiem kalendarzowym, to do 31 marca 2025 r. mamy jeszcze czas na przygotowanie sprawozdania i jego podpisanie.

Szczegółowe kwestie dotyczące sprawozdań finansowych jednostek (w tym spółek) określają przepisy ustawy o rachunkowości, a zwłaszcza art. 45 i następne ww. ustawy. Zgodnie z art. 45 ust. 1 sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1a-1ba, zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, określone w rozdziale 4. W praktyce najczęściej będzie to 31 grudnia 2024 r.

Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Dodatkowo, jednostki inne niż mikro i małe (oraz inne enumeratywnie wskazane w ustawie) mają obowiązek sporządzić zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Co więcej, do sprawozdania dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeśli taki obowiązek wynika z ustawy lub odrębnych przepisów.

Ustawodawca przewidział również pewne uproszczenia sprawozdawcze dla jednostek mikro i małych (art. 3 ust. 1 pkt 1a i 1b ustawy), które m.in. umożliwiają spółkom ograniczenie obowiązku sprawozdawczego wyłącznie do konieczności przygotowania samego sprawozdania, bilansu, rachunku zysku i strat oraz informacji dodatkowej. Trzeba jednak pamiętać, że ostatnio zmieniły się przepisy ustawy o rachunkowości w tym zakresie i dla sprawozdań finansowych jednostki sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2023 r. zastosowanie znajdą zmienione przepisy.

Zgodnie z art. 52 ustawy kierownik jednostki (czyli np. zarząd spółki) zapewnia sporządzenie sprawozdania nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 31 marca br. Następnie sprawozdanie – wyłącznie w postaci elektronicznej – podpisują: osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej księgowy sporządzający sprawozdanie) oraz kierownik jednostki (cały zarząd lub wyjątkowo co najmniej jeden z członków zarządu, jeśli pozostali złożyli oświadczenia, o których mowa w art. 52 ust. 2b). Istnieje również możliwość odmowy podpisu sprawozdania, ale taka czynność wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania (w wersji papierowej lub elektronicznej).  

W dalszej kolejności, po sporządzeniu i podpisaniu rocznego sprawozdania, czas na jego zatwierdzenie to maksymalnie 6 miesięcy od dnia bilansowego, co następuje np. w przypadku spółki z o.o. w formie uchwały zwykłego zgromadzenia wspólników. Do tego czasu istnieje jeszcze możliwość zmiany sprawozdania, jeśli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione (art. 54 ust. 1 ustawy).

Należy pamiętać, że do 31 marca br. nie wystarczy samo przygotowanie sprawozdania przez księgowość – konieczne jest jeszcze opatrzenie pliku ze sprawozdaniem finansowym podpisami przez kierownika jednostki, czyli np. zarząd spółki z o.o.

[Stan prawny na 25.03.2025 r.]